Text analysis

Virgole2Tra le nostre attività quotidiane, rientra anche quella di produrre un nuovo documento partendo da un documento già esistente (nostro o di un nostro cliente).

Quello che ci viene richiesto e/o che dobbiamo produrre, è un documento “migliore” del precedente nella forma ma anche nei contenuti.
A volte sono sufficienti solo alcune correzioni, altre volte il documento viene completamente stravolto.

Se presenti o richiesti, gli aspetti normativi vanno comunque rispettati, ma dobbiamo sempre tenere ben presente lo scopo principale del documento.

Un testo ha sempre uno scopo comunicativo, ma una comunicazione ha successo solo ed esclusivamente quando il destinatario comprende “quella” informazione.

Innanzitutto dovremo definire quale tipo di comunicazione abbiamo tra le mani e quale vogliamo/dobbiamo produrre:

– Persuasiva ?
– Istruttiva?
– Informativa?
– Valutativa?
– Dobbiamo Avvisare?
– Dobbiamo intrattenere?

Se un manuale di uso e manutenzione deve essere principalmente informativo, istruttivo e contenere avvisi, un messaggio/documento pubblicitario dovrà essere principalmente persuasivo, mentre una Home page aziendale dovrà essere sì persuasiva e informativa ma anche auto-referenziale.

Allo stesso modo un cartello di avviso dovrà essere certamente informativo ma indubbiamente diretto, ad esempio: VIETATO FUMARE piuttosto che PREMERE IL PULSANTE ROSSO PRIMA DI APRIRE LO SPORTELLO.

A chi è vietato fumare? A tutti !
Chi deve premere il pulsante rosso prima di aprire lo sportello? Chiunque abbia la necessità di aprirlo.

Entrambi i cartelli/messaggi hanno anche un messaggio che potremmo definire para-legale: se fumi o se apri lo sportello senza premere il pulsante rosso puoi essere sanzionato … io ti ho avvisato.

Questi banalissimi esempi servono per farci capire quale forza comunicativa (ma non solo) può avere un testo apparentemente innocuo.

Ciascun documento ha quindi “caratteristiche” proprie e, prima di modificarlo, dobbiamo essere in grado di capire se c’è qualcosa da “salvare”.
Come fare però?

Utilizziamo le tecniche di “text analysis”.

Attraverso le attività di text analysis, andremo a definire la funzione del nostro testo e quindi:
L’area di appartenenza:

o Legale (es. una garanzia)
o Para-legale (es. un cartello/segnale)
o Accademico (es. una pagella)
o Pubblicitario (es. brochure/volantino)
o Affari (es. contratto)
o Scientifico (es. un manuale tecnico)
o Ecc

– Il contesto:

o Articolo?
o Rivista?
o Web?
o Manuale?
o Istruzioni?
o Segnaletica?
o Cartellonistica?
o Pubblico?
o Privato?
o Ecc

Allo stesso modo dovremo andare ad indagare:

Mittente (azienda, università, persona singola, ecc)
Destinatario (utente, azienda, privato, pubblico, studente, ecc)
• le forme grammaticali, lo stile, l’utilizzo dei tempi e dei verbi, come ad esempio:

o Stile formale (es. la nostra azienda le offre …)
o Stile informale (es. noi ti offriamo …)
o Forma attiva (es. il cliente deve presentare lo scontrino alla cassa …)
o Forma passiva (es. presentando lo scontrino alla cassa …)
o Imperativo (es. Tirare la leva per aprire lo sportello …)
o Condizionale (es. se tirate la leva potrebbe aprirsi lo sportello …)
o Verbi modali (es. potrebbe/può …)
o Ripetizioni (es. i nostri prodotti sono … i nostri prodotti hanno …)
o Accoppiamenti binomiali (questo E quello) o multinomiali (questo, quello, quell’altro e …)
o Frasi coordinate (E) o subordinate (con …)
o Tempo passato
o Tempo presente
o Tempo futuro
o Linguaggio vago
o Utilizzo termini stranieri
o Gergo
o Densità del testo

Precisazioni ed esempi:

1) Opuscolo pieghevole che pubblicizza ad esempio un parco divertimenti:

a. Scopo: informare
b. Funzione: persuadere il lettore ad andare
c. Contesto: lo trovo sicuramente negli alberghi, negli uffici informazioni, ecc
d. Mittente: l’azienda/parco divertimenti
e. Destinatario: tutti
f. Stile: probabilmente informale (vieni … ti divertirai … )
g. Disclaimer: valido per una persona … valido fino al …

2) Contratti e garanzie dovrebbero essere simmetrici, dovrebbero cioè essere “bilanciati” ed “equilibrati” e soddisfare e tutelare entrambe le parti (venditore e cliente).

Andando però a leggerli attentamente, ci accorgeremo che spesso:

• Sono asimmetrici (sbilanciati …): tutelano molto il venditore e molto meno il cliente (pensiamo ai contratti telefonici dei nostri smartphone: chi ci vende il servizio ha redatto un documento a suo uso e consumo e noi possiamo solamente decidere se accettare o non accettare, non possiamo in alcun modo negoziare).
• Utilizzano termini vaghi (la vaghezza “apre” ad un maggior numero di soluzioni … spendibili spesso a sfavore del cliente)
• Utilizzano termini inusuali o il “legalese” (comprensibili solo da avvocati o legali)
• Utilizzano disclaimer, ovvero scaricano la responsabilità sul cliente (es: se rinunci prima del termine del contratto devi (!) pagare una penale. Sei tu che rinunci … la responsabilità è tua …)

Nei manuali di istruzione e/o uso manutenzione, quanto sopra compare solitamente sottoforma di “disclaimer” con note del tipo: “l’uso di ricambi non originali fa decadere la garanzia … ”.

Domande:

• questo modo di scaricare la responsabilità sul cliente è corretto?
• Questa frase è sempre giustificata o viene utilizzata dall’azienda per tutelarsi?
• Se trovo questa frase nel documento originale che dovrò rielaborare, la lascio o la verifico?
• Il ricambio NON originale posso quindi utilizzarlo, ma solo dopo il periodo di garanzia?

Ancora una volta emerge un problema noto: per chi scriviamo il manuale o il nostro documento?
Per il cliente, per l’utente o per gli avvocati?

Io partirei proprio da lì.
Definiamo scopo, funzione e contesto, dopodichè definiamo i destinatari e calibriamo forme e contenuti in funzione di questi.

Chiudo con un ulteriore banale esempio/esercizio:
il menù di una tavola calda potrà mai essere come il menù di un raffinato ed elegante ristorante?

Definite di entrambi i menù:

• scopo,
• funzione,
• contesto,
• utenza,
e immaginate forma e contenuti:
• termini,
• esposizione,
• densità,
• linguaggio,
• stile,
• ecc.

Io dico che la differenza è notevole, voi?

 

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2 Risposte

  1. Risponderei.. “Exactly!”
    Hai sintetizzato in questo blog proprio gli aspetti di strutturazione del testo, un mix di ordito e trama che fanno la differenza!

  2. Grazie Vilma, ovviamente questa è solo una breve introduzione, un piccolo antipasto …

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