Information Mapping® – dalla parte dell’utente

Information Mapping® è un metodo per la redazione strutturata e modulare di documenti tecnici e di business.

Storia

Il metodo Information Mapping® viene creato dal Prof. Robert E. Horn nel 1967.
Il Prof. Horn era un ricercatore alla Harvard e alla Columbia University, interessato a come una scrittura strutturata e modulare potesse migliorare la comprensione e le performance nella comunicazione scritta.

Scopo

Information Mapping® consente di produrre documenti di testo:

  • Altamente leggibili
  • Comprensibili
  • Riutilizzabili

Il mio primo corso Informatio Mapping®

Ottobre 2012 – Partecipazione a 2 giornate di corso:

–       Corso Base (8 ore)

–       Corso Master – Procedure e politiche aziendali efficaci (8 ore)

–       Docente: Vilma Zamboli di Writec

Il mio primo approccio al metodo

L’approccio al metodo è stato graduale durante le 2 giornate di corso.

Lo sviluppo dei documenti è ben definito e fondato su tre regole basilari:

–       Analizzare (scopo, utenti, informazioni)

–       Organizzare (contenuti in unità modulari)

–       Presentare (in modo chiaro e accessibile)

L’organizzazione in Blocchi e Moduli delle informazioni stravolge (in parte), ma migliora,  metodologie e abitudini acquisite negli anni:

–       Blocco: insieme minimo informazioni. Ogni Blocco prevede un titolo.

–       Modulo: insieme di blocchi correlati tra loro con un titolo.

La suddivisione delle informazioni in ben sei diversi Tipi di informazione, offre la possibilità di “catalogare” e definire in modo chiaro:

–       Procedure (dire come fare qualcosa),

–       Concetti (dire cos’è),

–       ecc.

Le esercitazioni svolte in classe durante le 2 giornate di corso hanno evidenziato una difficoltà da parte di noi presenti a calarsi nei panni dell’utente finale.

La possibilità di schematizzare ed analizzare le informazioni con “l’occhio dell’utente finale” è solo  uno dei punti di forza del metodo Information Mapping®.

Prime impressioni

Information Mapping® è un metodo applicabile a diverse tipologie di documenti, tecnici e non.

Informazioni complesse già scritte utilizzando diverse righe di testo (muro grigio) possono essere rese più immediate e comprensibili se riscritte con questo metodo.

Questi esempi “prima” e “dopo” rendono evidente la differenza.

Per chi è agli inizi risulta un po’ più complesso produrre un documento partendo da zero.

Information Mapping® è un metodo che si basa su regole definite e deve essere appreso attraverso:

  1. la partecipazione ai corsi
  2. lo studio
  3. la pratica
  4. l’applicazione sul campo

Vantaggi principali riscontrati

L’applicazione del metodo consente di:

–       avere un approccio sistematico che rende la redazione più facile,

–       usare standard e formati coerenti,

–       presentare il giusto livello di dettaglio ai destinatari del documento,

–       scrivere in modo strutturato per rendere più comprensibile l’informazione,

–       abbattere il “muro grigio”.

Lo consiglio perché …

  • favorisce la realizzazione di documenti accessibili e chiari,
  • le informazioni sono facilmente reperibili,
  • il metodo può essere applicato a varie tipologie di documenti,
  • un documento corretto e comprensibile è uno strumento di garanzia della sicurezza,
  • la differenza tra “prima” e “dopo” è davvero evidente e giustifica l’investimento.

Conclusioni

Quanto sopra sono opinioni personali, il mio scopo non è quello di convincerti ma solamente quello di riportare la mia esperienza diretta sull’argomento.

Vorrei precisare inoltre che il metodo:

  • non è semplice e nemmeno banale,
  • deve essere studiato e appreso,
  • deve essere applicato e sperimentato sul campo,
  • è un investimento importante sulla qualità dei propri documenti,
  • è un investimento fondamentale per la sicurezza degli utenti.

NEWS: Information Mapping® Italia, gestito da Vilma Zamboli, è ora un gruppo aperto di LinkedIn e si pone come principale luogo di discussione del metodo.
Questo spazio rappresenta una grande opportunità per:

  • chi ha già frequentato i corsi,
  • chi vorrebbe frequentare un corso,
  • chi applica già il metodo,
  • chi vorrebbe applicare il metodo ai propri documenti,
  • chi vuole informazioni sul metodo,
  • chi si occupa di scrittura o comunicazione … non solo tecnica.
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