Istruzioni d’uso conformi alla Direttiva Macchine? Proviamo con le mappe mentali

Ogni macchina deve essere accompagnata dalle istruzioni per l’uso … (omissis). Così recita il punto 1.7.4 contenuto nell’ Allegato I della Nuova Direttiva Macchine 2006/42/CE.

Macchina, OGNI macchina … !!! Ma cosa si intende per macchina? E cosa si intende per istruzioni per l’uso?

I primi 2 Articoli della Nuova Direttiva Macchine ci vengono in aiuto e sono fondamentali per la corretta interpretazione di tutta la Direttiva.

L’Articolo 1 fornisce un quadro del campo d’applicazione, elencando in modo chiaro i prodotti inclusi o esclusi.

L’Articolo 2 entra nello specifico e fornisce le definizioni dei singoli prodotti elencati nell’Art.1.

Ma cosa lega macchina e istruzioni? Troviamo la risposta al punto c) nell’Articolo 5: il fabbricante o il suo mandatario, prima di immettere sul mercato e/o mettere in servizio una macchina: (omissis…) c) fornisce in particolare le informazioni necessarie, quali ad esempio le istruzioni.

Finora tutto fila e il legame macchina-istruzioni è stato chiarito, ma cosa devono contenere tali istruzioni d’uso? L’Allegato I, al punto 1.7.4.2, definisce il contenuto e propone un lungo elenco di argomenti mentre, al punto 1.7.4.1 del medesimo Allegato sono elencati i Principi generali di redazione.

A questo punto:

  • abbiamo definito cosa è una macchina.
  • Sappiamo che ogni macchina deve essere accompagnata dalle istruzioni d’uso.
  • Siamo in grado di scrivere il contenuto delle istruzioni.
  • Il lavoro è finito, giusto?

No. Sbagliato !!!

I punti citati sopra relativi all’Allegato 1 ci hanno fornito le nozioni base, informazioni generiche che ora dovranno essere sviscerate ed approfondite sotto l’aspetto Normativo, Tecnico, della Sicurezza, Redazionale, ecc.

Come procedere quindi?

La Direttiva Macchine è il primo strumento da cui partire, diciamo che è il “tronco” della nostra pianta: la macchina. Definito il tipo di pianta, dovremo definire i rami più grandi (Norme tipo A), quelli secondari (Norme tipo B) e le foglie (Norme tipo C). Oltre a questo dovremo verificare anche l’esistenza di eventuali specifiche, norme o direttive di prodotto applicabili.

Cosa scrivere? Chiaramente il contenuto delle istruzioni d’uso varia al variare della tipologia di macchina e deve soddisfare i punti 1.7.4.1 e 1.7.4.2 dell’Allegato I in funzione delle norme applicabili (tipo A, B, C, ecc…).

Stabilito l’impianto normativo e compreso il contenuto, dovremo definire come scrivere e quale linguaggio utilizzare. Struttura, stile, caratteristiche, terminologia, tutto in funzione dell’utente finale.

Abbiamo terminato? No, non ancora. Quello che abbiamo scritto è corretto e funzionale?

L’ultimo passo: la verifica del nostro elaborato. Sottoponiamolo ad un esperto in materia, ma anche a 4 o 5 potenziali utenti (operatori, manutentori, installatori, personale non specializzato, ecc) e raccogliamo le loro impressioni. Funziona? E’ chiaro?

Scrivere istruzioni d’uso secondo i dettami della Direttiva Macchine è quindi un processo articolato e complesso. Le informazioni e gli argomenti da sviluppare e sono molti e variabili ed il rischio di sbagliare o dimenticare qualcosa è concreto.

Il seminario “Direttiva Macchine 2006/42/CE” presso TUV  (in collaborazione con Globe Group e Free Edit) ha evidenziato, ancora una volta, la centralità e l’importanza delle Istruzioni d’uso.

Come fare per non perdersi in questo labirinto? Come rendere forte la nostra “pianta” con i suoi rami e le sue foglie?

Proviamo con le mappe mentali.

Partiamo da un argomento centrale (ad es: istruzioni) e sviluppiamo una rete di informazioni ramificata e collegata a più livelli. Capitoli, argomenti e note diventano rispettivamente rami, rametti e foglie. Ciascun ramo può ospitare o essere collegato ad altri rami, in questo modo le informazioni sono raggruppate/ramificate e possono essere controllate a vista.

Con le mappe mentali abbiamo quindi la possibilità di creare un albero base al quale aggiungere “nuovi rami” in funzione del tipo di macchina da descrivere.

Infine, grazie alle mappe mentali, il nostro albero (e relativi rami) può essere esportato e trasformato in tabella/elenco da spuntare per ulteriore verifica.

Esistono molti software in grado di realizzare mappe mentali,  sia free che a pagamento. Umberto Santucci nel suo libro ne elenca diversi. Personalmente ho scaricato Freemind (gratuito e apparentemente semplice) con il quale ho realizzato l’esempio proposto sotto.

Cosa ne pensate? Lo ritenete un metodo utile?

Nota: il presente articolo riporta commenti personali che intendono solamente proporre un metodo per la gestione delle attività di redazione di istruzioni per l’uso conformi alla Direttiva Macchina 2006/42/CE. Considerando la vastità e la complessità degli argomenti (macchine, quasi macchine, ecc…) fare quindi riferimento alla normativa vigente e consultare le norme ufficiali.

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6 Risposte

  1. Nell’Art. 1.7.4 dell’Allegato 1 della Direttiva Macchine troviamo indicati i principi da applicare nella redazione e traduzione dei manuali di istruzione delle macchine: • Le istruzioni devono essere redatte in una o più lingue ufficiali della Comunità; il fabbricante o il suo mandatario si assume la responsabilità di tali traduzioni apponendovi la dicitura “Istruzioni originali”. • Qualora non esistano “Istruzioni originali” nella e nelle lingue ufficiali del paese di utilizzo della macchina, il fabbricante o il suo mandatario o chi immette la macchina nella zona linguistica in questione devono fornire la traduzione nella o nelle lingue di tale zona. Tali traduzioni devono recare la dicitura “Traduzione delle istruzioni originali”. • Il contenuto delle istruzioni non deve riguardare solo l’uso previsto della macchina, ma deve tener conto anche dell’uso scorretto ragionevolmente prevedibile. • In caso di macchine destinate all’utilizzazione da parte di operatori non professionali, la redazione e la presentazione delle istruzioni per l’uso devono tenere conto del livello di formazione generale e della perspicacia che ci si può ragionevolmente aspettare da questi operatori.

  2. Ciao,
    ho appena letto il tuo articolo sulle Mappe Mentali e la Manualistica.
    Veramente interessante !!!
    Ho stampato le due mappe ma quella verticale è illeggibile.
    Sarebbe possibile avere un file stampabile ?
    Grazie, buona giornata.
    Giuliano

    • Ciao Giuliano,
      grazie per il commento.
      Purtroppo i sorgenti non li ho più.
      Avendo disinstallato Freemind (con cui le avevo realizzate) e dopo una pulizia di alcune cartelle, ho eliminato i sorgenti e mantenuto i due file immagine.
      A questo punto ti consiglio, se vuoi tentare, un metodo alternativo che solitamente funziona:
      • scarichi il file
      • apri Power Point
      • apri un nuovo documento
      • imposti un formato A3 verticale
      • Inserisci il file scaricato (Inserisci – Immagine)
      Solitamente la qualità rimane abbastanza buona sia in lettura che in stampa anche ingrandendo il file inserito.
      A volte, quando devo stampare mappe grandi, le suddivido in riquadri e le stampo su più fogli A4.
      Scusa la banalità della soluzione e delle istruzioni con Power Point, ma credo sia la cosa più comoda.
      Se con Power Point non cambia nulla e la mappa resta illeggibile, escogiteremo un piano B.
      Fammi sapere.

      • Ciao,
        ho provato con il tuo metodo con Power Point e con altri Programmi, ma il tuo File è proprio scarso qualitativamente e le parole sono impastate e confuse.
        Buona serata
        Giuliano

  3. Ciao Giuliano,
    rovistando tra vecchi salvataggi e chiavette ho ritrovato il pdf della mappa verticale (ma non di quella orizzontale).
    Ho sostituito la vecchia immagine con il pdf, ora credo sia leggibile, prova a scaricarla a dammi eventuale conferma o smentita.
    Ciao

    • GRAZIE 1000 !!!
      Questa è leggibilissima, anche se diversa dalla mappa verticale che avevi nel sito prima.
      Quella orizzontale era già leggibile.
      Ciao :-))
      Giuliano

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